Την Δευτέρα 6 Νοεμβρίου, πραγματοποιήθηκε η 3η εκπαίδευση του φορέα μας σε συνεργασία με τον φορέα Κοινωνικής Καινοτομίας “AMONG” με έδρα τη Θεσσαλονίκη. Το διαδικτυακό εισαγωγικό εργαστήριο με θέμα την Διαχείριση Έργων (Project Management) και εισηγήτρια την Χρύσα Πεταλά, ήταν μια πραγματικά ουσιαστική εμπειρία που μας έδωσε τα εφόδια και τις γνώσεις για το πως να “χτίζουμε” σωστά, βήμα-βήμα, το δικό μας project. (έργα/δράσεις/διοργανώσεις)
Η διαχείριση έργου είναι ουσιαστικά το κλειδί μέσω του οποίου ελέγχουμε τον προϋπολογισμό και την προθεσμία ενός έργου, διατηρώντας παράλληλα τις πιο σημαντικές εργασίες στην πρώτη γραμμή της εταιρείας/οργανισμού.
Στο εργαστήριο ήρθαμε σε επαφή και μάθαμε:
- Τις διακρίσεις των φάσεων ενός Project καθώς και τι ορίζουμε ως Project Management: Μια πώληση, μια εκδήλωση, ένα κατάστημα, μια εργασία για τη σχολή, ακόμα και μια σημαντική συνάντηση, αποτελούν όλα πτυχές ενός project. Tα στάδια σε ένα γενικό πλαίσιο αποτελούνται από: την έναρξη του έργου, τον προγραμματισμό, την υλοποίηση, την παρακολούθηση και τον έλεγχο των διεργασιών και τέλος το κλείσιμο του έργου. Mια πρόταση έργου ξεκινά αρχικά με μια πρόταση (project proposal) και περιλαμβάνει: scope of work (αντικείμενο έργου), business case (ανάλυση κόστους-οφέλους), μελέτη σκοπιμότητας (σκοπιμότητα,βιωσιμότητα, πόσο εφικτό είναι).
- Ορολογία του Project Management: γνωριμία με όρους τους project management όπως team building, SMART goals – OKRs κτλ)
- Αίτια αποτυχίας ενός project αλλά και έννοιες οι οποίες καθορίζουν μια δράση ως “πετυχημένη” (milestones, scope, gantt chart) : πληροφορίες σχετικά με το πως δημιουργούμε το project plan (χρονοδιάγραμμα, διαχείριση συνεργατών, πλάνο επικοινωνίας, βιωσιμότητα έργου κτλ) καθώς και τις παραμέτρους που πρέπει να λάβουμε υπόψη.
- Σωστή καταγραφή των φάσεων ενός project στο πλαίσιο του project management: η σωστή καταγράφη και τήρηση των φάσεων αποτελεί ένα πολύ σημαντικό κομμάτι για την επιτυχία ενός project. (Project Plan) Πέρα από την όλη διαδικασία και σωστή στοχοθέτηση, το “κλείσιμο ενός project αποτελεί επίσης ένα καίριο σημείο. (τα παραδοτέα να ικανοποιούν τους στόχους που θέσαμε, closing report, follow-up tasks, ολοκλήρωση διοικητικών tasks, feedback, επιβράβευση ομάδας)
- Σημαντικές δεξιότητες (skills) για ένα/μια πετυχημένο/η project manager: Ένας/μια αποτελεσματικός/η project manager περιγράφεται συχνά ως ένα άτομο με ικανότητα να μεταδίδει και να εμπνέει, επιτρέποντας στους ανθρώπους να αισθάνονται ότι έχουν πραγματικό μερίδιο σε ένα project. Διαθέτει καλές επικοινωνιακές δεξιότητες, ακεραιότητα, ενθουσιασμό, ενσυναίσθηση, ικανότητα να αναγνωρίζει και να αναθέτει στους/στις κατάλληλους/ες συνεργάτες/ιδες τα “σωστά” καθήκοντα δείχνοντας εμπιστοσύνη, διατηρεί την ψυχραιμία του/τις σε συνθήκες πίεσης και διαθέτει ισχυρά χαρακτηριστικά επίλυσης προβλημάτων (Problem Solving Skills) καθώς και χτησίματος μιας ομάδας. (team building skills)
- Διαχείριση κρίσεων μέσα σε ένα project: η ανάληψη ενός έργου καθώς και η όλη διαδικασία υλοποίησης του αποτελεί μια απαιτητική και αρκετές φορές επίπονη διαδικασία, με τα στάδια και τις φάσεις του να έχουν συχνά ρευστά όρια.
- Αποτελεσματική οργάνωση των ροών εργασίας και χρονοδιαγράμματος ενός έργου: tasks, υπεύθυνος/η task (task owners), ημερομηνία έναρξης και λήξης task, εξάρτηση (dependency) & σχετικές πληροφορίες.
- Πώς να οργανώσεις και να εκπαιδεύεις την ομάδα σας; Η επιλογή των κατάλληλων ατόμων για τη διεκπεραίωση μιας “εργασίας” στα πλαίσια ενός project καθώς και οι δυναμικές που δημιουργούνται μέσα στα πλαίσια μιας ομάδας, αποτελεί μια σημαντική και δύσκολη διαδικασία, την οποία αναλαμβάνει ο/η διαχειριστής/τρια του εκάστοτε έργου. Είναι σημαντικό πέρα από τη κομμάτι της τεχνογνωσίας, να υπάρχει η σωστή επικοινωνία και στοχοθέτηση μεταξύ μιας ομάδας, ώστε να υπάρχει το επιθυμητό αποτέλεσμα.
- Πρακτικά online εργαλεία που μπορούν να διευκολύνουν τη δουλειά μας: εργαλεία για project management: Asana, Proofhub, basecamp, Habitica, Podia κτλ.
ΧΡΗΣΙΜΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ:
GANTT CHART TEMLATE: Το διάγραμμα Gantt αποτελεί ένα εργαλείο που βοηθά την ομάδα έργου να κατανοήσει το χρονοδιάγραμμα του project και να απεικονίσει την πρόοδο. Είναι χρήσιμο για το σχεδιασμό και τον προγραμματισμό έργων και βοηθάει στο να εκτιμήσουμε πόσο χρόνο θα διαρκέσει ένα έργο, να καθορίσουμε τους απαιτούμενους πόρους και να προγραμματίσουμε τη σειρά με την οποία θα ολοκληρώσουμε τις εργασίες. (tasks) Δείτε ένα παράδειγμα εδώ
BUDGETING TEMPLATE: Ή αλλίως προϋπολογισμός ενός έργου. Αποτελεί ένα εύχρηστο και προσαρμόσιμο λογιστικό φύλλο που μας βοηθάει να διαχειριστούμε και να προγραμματίσουμε τα οικονομικά μας, δίνοντας μας μια σαφή εικόνα για τις δαπάνες. Είναι ειδικά σχεδιασμένο για παρέχει πληροφορίες σχετικά με το που πηγαίνουν τα χρήματα για το έργο καθώς και να θέτουμε ρεαλιστικούς στόχους. Δείτε ένα παράδειγμα εδώ
Περισσότερα για το PROJECT MANAGEMENT:
– Εδώ μπορείτε να βρείτε (στα αγγλικά) τον οδηγό στον οποίο βασίζεται η μεθοδολογία του Project Management της Αmong
– Πώς ξεκινάς να ορίσεις το SCOPE ενός project
– Πώς να δημιουργήσετε SMART στόχους και η διαφορά τους από τα ΟΚRs
– Πώς να κάνετε σωστό brainstorming
– To Project Management Institute για όποιον ενδιαφέρεται να προχωρήσει κάποιο πιστοποιητικό
– Τα 10 χαρακτηριστικά leadership ενός καλού Project Manager
– 15 skills που πρέπει να έχει ένας Project Manager
– 5 συμβουλές για να τρέξετε ένα καλό project
Αξίζει να σταθούμε στο γεγονός πως η εκπαίδευση είχε διαδραστικό χαρακτήρα και τα άτομα συμμετείχαν με τρόπο ενεργό και ουσιαστικό “δουλεύοντας” επάνω στα εξής έργα της ομάδας μας (case studies):
1) Δημιουργία Βοτανικού Κήπου στην Ελευθερούπολη. στόχος: Αύξηση αναγνωρισιμότητας βοτάνων της περιοχής
2) Δημιουργία εκπαιδευτικής δράσης πάνω στην Αρχαία Εγνατία Οδό. στόχος: Ευαισθητοποιήση εξοικείωση με την πολιτιστική κληρονομιά του τόπου
3) Δράση ZERO WASTE (Ανακυκλώνω στην Καλή Βρύση, δράσεις προώθησης κυκλικής οικονομίας στο Πάρκο Φιλίππων) στόχος: Καλλιέργεια πνεύματος ανακύκλωσης και κυκλικής χρήσης υλικών
Βασική επιδίωξη της Επιστημονικής Ομάδας “Οψόμεθα εις Φιλίππους” και στόχος της συγκεκριμένης εκπαίδευσης αποτελεί η συσπείρωση νέων επιστημόνων και ενεργών πολιτών, κατοίκων των νομών Καβάλας, Δράμας και Σερρών με σκοπό την επαφή με την ομάδα και τις δράσεις της. Κατ’ επέκταση στοχεύουμε στην αναζήτηση ανθρώπινου δυναμικού, στα πλαίσια συνεργασίας με τον οργανισμό μας, μεταφέροντας το κοινό όραμα της ανάδειξης της περιοχής σε προορισμό με παγκόσμια ακτινοβολία και τη παράλληλη αξιοποίηση τη επιστημονικής γνώσης των ατόμων για την έρευνα, μελέτη και πρόταση μεθόδων αναβάθμισης του περιβάλλοντος, της ανάπτυξης και της ποιότητας ζωής αλλά και επίλυσης προβλημάτων που προκύπτουν σε αυτά. Οι Οψόμεθα είναι ταγμένοι στη διαφύλαξη, διαχείριση και ανάδειξη του πολιτιστικού τοπίου Φιλίππων-Αμφίπολης, το οποίο τιτλοφορείται ως “Πάρκο Φιλίππων”.
ΕΔΩ μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για την Εκπαίδευση
Περισσότερα για το AMONG μπορείτε να δείτε εδώ->https://among.gr/el/
